บริษัทจำนวนมากหรืออาจจะทั้งอุตสาหกรรมเลยก็ว่าได้ ที่ได้รับประโยชน์จากการใช้ภาษา Extensible Markup Language (XML) เพื่อช่วยจัดระเบียบและจัดการข้อมูลที่ใช้ข้อความเป็นพื้นฐาน ภาษา XML เป็นมาตรฐานที่ใช้กันทั่วไปในการกำหนดตำแหน่งโครงสร้างและเนื้อหาข้อมูล แต่การใช้ XML นั้นจำกัดไว้สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างเซิร์ฟเวอร์ข้อมูลของบริษัทมากกว่าสำหรับพนักงานรายบุคคล

Microsoft Office Professional Edition 2003 ได้รับการออกแบบเพื่อปรับปรุงวิธีที่บริษัทจะสามารถใช้ประโยชน์จาก XML ให้ได้มากขึ้น Office Professional Edition 2003 ให้การสนับสนุน XML ทั้งยังนำมาให้คุณใช้และช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจและปรับปรุงประสิทธิผลได้

XML คืออะไร
XML คือมาตรฐานภาษาอธิบายข้อมูลที่ใช้กันทั่วโลกสำหรับการใช้ข้อมูลทางธุรกิจร่วมกันบนเว็บ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องโปรแกรม เครือข่ายคอมพิวเตอร์ โครงสร้างข้อมูลและระบบปฏิบัติการที่เข้ากันไม่ได้ โดยที่ XML ทำให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ง่ายขึ้น

XML ใช้แท็กมาตรฐานในการระบุโครงสร้างและเนื้อหาของแฟ้ม การใช้แท็ก XML เหมือนกันในทุกแฟ้มจะช่วยให้คุณสามารถทำดัชนี ค้นหา รวม และนำข้อมูลที่ใช้ข้อความเป็นพื้นฐานมาใช้ใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเนื่องจาก XML ใช้ข้อความเป็นพื้นฐานและไม่จำกัดสำหรับภาษาคอมพิวเตอร์ส่วนตัวเท่านั้น จึงสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบที่โดยปกติไม่เข้ากันได้

Office Professional Edition 2003 นำ XML มาสู่เดสก์ท็อป
หลายบริษัทนำ XML มาใช้เป็นมาตรฐานสำหรับทรานแซคชันในระบบธุรกิจขนาดใหญ่ ทั้งยังลงทุนด้านเครือข่ายและบริการอินเทอร์เน็ตเพื่อสนับสนุน XML ด้วย อย่างไรก็ตาม เนื่องจากยังไม่มีเครื่องมือ XML ที่ใช้งานได้ง่ายสำหรับโปรแกรมที่ใช้บนเดสก์ท็อป พนักงานจึงไม่ได้กำหนดแท็กของเนื้อหาและจัดโครงสร้างของเอกสาร ทำให้ไม่มีโอกาสในการเก็บรวบรวมและนำข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารเหล่านั้นกลับมาใช้ใหม่ได้ หรือบริษัทจะต้องเสียเวลานานในการโยกย้ายข้อมูลไปยังระบบของบริษัท

เมื่อใช้ Office Professional Edition 2003 เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพบนเดสก์ท็อปที่ได้รับความนิยมอย่างสูง ได้แก่ Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 และ Microsoft Office Access 2003 ซึ่งปัจจุบันสนับสนุน XML โดยที่ Microsoft Office InfoPath 2003 ซึ่งมีอยู่ใน Office Professional Edition 2003 จะใช้ประโยชน์จาก XML เช่นกัน โดยเมื่อใช้ XML

เมื่อใช้การสนับสนุน XML ใน Office Professional Edition 2003 คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถสร้าง จัดระเบียบ และนำข้อมูลทางธุรกิจที่มีค่ามาใช้ร่วมกันได้อย่างคุ้มค่า

หมายเหตุ ใน Office 2003 ทุกรุ่น เอกสาร Word 2003 และกระดาษคำนวณ Excel 2003 สามารถบันทึกในรูปแบบแฟ้ม XML แบบเนทีฟ ซึ่งจะสามารถใช้งานและค้นหาโดยใช้โปรแกรมใดๆ ที่สามารถดำเนินการ XML มาตรฐานอุตสาหกรรมได้ เมื่อใช้ Office Professional Edition 2003 บริษัทสามารถใช้รูปแบบหรือ XML schema แบบกำหนดเองเพื่อช่วยในการสร้าง เก็บรวบรวม แลกเปลี่ยน และนำข้อมูลกลับมาใช้ใหม่ได้อย่างง่ายดายและก้าวล้ำทันสมัยยิ่งขึ้น

การใช้ข้อมูล XML กับ Office Professional Edition 2003
ด้วยความสามารถในการสนับสนุน XML ของ Office Professional Edition 2003 คุณสามารถสร้างเอกสาร เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลขององค์กร ตลอดจนเรียกข้อมูลและนำข้อมูลกลับมาใช้ในลักษณะใหม่ๆ ได้ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างบางประการของวิธีการใช้ประโยชน์จาก XML

กล่าวโดยสรุป XML สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นและดำเนินการได้เร็วขึ้น โดยพิจารณาจากข้อมูลที่เที่ยงตรงที่สุด

ความสามารถของโปรแกรมอัจฉริยะ
เมื่อบริษัทของคุณสร้าง XML schema ซึ่งเป็นมาตรฐานหรือแม่แบบสำหรับโครงสร้างข้อมูล นักพัฒนาของคุณก็จะสามารถสร้างโปรแกรมอัจฉริยะได้ สำหรับโปรแกรมอัจฉริยะที่ใช้ XML จะสามารถค้นหาข้อมูล เช่น ข้อความ ข้อมูลสนับสนุน และการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ ตัวอย่างเช่น ในฟอร์มหรือเอกสาร คุณสามารถป้อนข้อมูลได้เพียงบางชนิดเท่านั้นลงในเขตข้อมูล ซึ่งจะช่วยป้องกันความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลก่อนที่เหตุการณ์จะเกิดขึ้น

คุณไม่จำเป็นต้องทราบวิธีการทำงานกับ XML หรือดู schema ต้นฉบับ เพราะในการใช้ XML เนื้อหาจะแยกออกจากการนำเสนอ ข้อมูลเดียวกันอาจนำเสนอได้ไม่จำกัดวิธี ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ งาน หรือกระบวนการทางธุรกิจ

ข้อมูลองค์กรบนเดสก์ท็อป
XML ให้คุณเลือกและใช้ข้อมูลบริษัทได้โดยง่าย มาตรฐานของ XML แบบเปิดซึ่งมีพื้นฐานบนอินเทอร์เน็ตและบริการเว็บ XML ช่วยให้ระบบต่างๆ สามารถสื่อสารกันได้ แม้จะใช้แหล่งข้อมูลต่างกัน เขียนด้วยภาษาต่างกัน หรืออยู่บนคอมพิวเตอร์ต่างเครื่องกัน

ด้วยคุณลักษณะการสนับสนุน XML ของ Office Professional Edition 2003 นักพัฒนาสามารถสร้างโปรแกรมที่คุณสามารถใช้บนเดสก์ท็อปเพื่อให้ข้อมูลหรือดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลองค์กรได้ นักพัฒนายังสามารถสร้างกระดาษคำนวณ เอกสาร หรือโปรแกรมสายงานธุรกิจที่ทราบว่าจะเลือกข้อมูลใดและจะได้ข้อมูลมาด้วยวิธีใดได้ด้วย

เนื่องจากเอกสาร XML ถูกจัดโครงสร้างโดยไม่ขึ้นกับแพลตฟอร์มและใช้ข้อความเป็นพื้นฐาน แฟ้ม XML จึงสามารถเปิดและปรับเปลี่ยนได้ในโปรแกรม Office Professional Edition 2003 หรือรวมเข้าไว้ในกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติได้ คุณสามารถใช้เครื่องมือใน Office 2003 Editions เช่น ความสามารถในการสร้างแผนภูมิของ Excel 2003 ในการวิเคราะห์และแสดงข้อมูลได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและให้ความมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยที่สุด และคุณสามารถกำหนดได้ว่าจะใช้ข้อมูลนั้นอย่างไร

รวบรวมข้อมูลครั้งเดียว ใช้ได้หลายครั้ง
เมื่อคุณสร้าง XML schema คุณจะตัดสินใจว่าต้องการรวบรวมข้อมูลใดเก็บไว้ในแฟ้ม การค้นหาข้อมูลจะทำได้ง่ายขึ้นกว่าการเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลที่ไม่มีการจัดโครงสร้าง และจะกลายเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าขององค์กรในที่สุด

ข้อมูลแฟ้มที่สร้างหรือปรับเปลี่ยนภายใน XML สามารถนำกลับมาใช้ได้อีกอย่างไม่จำกัด คุณสามารถรวบรวม ค้นหา จัดระเบียบ และนำแฟ้มตลอดจนความรู้ทางธุรกิจในแฟ้ม เช่น ตัวเลขในฐานข้อมูลมาใช้ใหม่ได้ คุณจะไม่ต้องใช้เวลาที่นานขึ้นในการสร้างเอกสาร แต่เพิ่มคุณค่าได้อย่างมาก XML ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด และเพิ่มพูนความรู้ในบริษัทของคุณในท้ายที่สุด

ที่มา : Microsoft